Häufige Fragen zu PRESERVE365 und Wissensmanagement

PRESERVE365 ist eine methodisch fundierte Beratungs- und Implementierungsleistung zur systematischen Sicherung von Erfahrungswissen in Unternehmen. Anders als reine Softwarelösungen verbindet PRESERVE strukturierte Erfassungsmethoden, organisationspsychologische Prinzipien und KI-basierte Verarbeitung zu einem ganzheitlichen Ansatz. Die technische Plattform wird individuell auf den Kundenbedarf zugeschnitten und als integrierter Bestandteil der Dienstleistung bereitgestellt. PRESERVE365 ist bewusst kein Softwareprodukt – der Wert liegt in der Methodik und der Begleitung durch unser erfahrenes Team. Das Ergebnis ist ein lebendiges Corporate Memory, das Erfahrungswissen dauerhaft zugänglich macht. Mehr zur Methodik →

PRESERVE365 eignet sich für Unternehmen ab etwa 50 Mitarbeitern. Das BASIS-Paket richtet sich an Unternehmen mit 50–150 Mitarbeitern, ADVANCED an 100–500 und PREMIUM an 200–1.000+ Mitarbeiter. Entscheidend ist jedoch nicht allein die Größe, sondern die Frage: Haben Sie kritisches Erfahrungswissen, das auf wenige Köpfe konzentriert ist? Auch ein Unternehmen mit 60 Mitarbeitern kann akuten Handlungsbedarf haben, wenn drei Schlüsselpersonen gleichzeitig in Rente gehen. In der Praxis zeigt sich: Je spezialisierter Ihr Geschäft und je höher die Erfahrungstiefe Ihrer Mitarbeiter, desto größer der Nutzen. Im Erstgespräch klären wir gemeinsam, ob sich ein Pilotprojekt lohnt.

SharePoint und Confluence sind Dokumentenmanagement-Systeme, die explizites Wissen verwalten – also bereits dokumentierte Inhalte in Ordnerstrukturen. Sie setzen voraus, dass jemand aktiv schreibt und strukturiert ablegt. PRESERVE365 geht einen grundlegend anderen Weg: Statt auf aktive Dokumentation durch Mitarbeiter zu setzen, erfassen wir Wissen durch Interviews, Transkription und geführte Dialoge. Die KI strukturiert das Erfasste semantisch und macht es durch einen Chatbot und kontextbasierte Suche auffindbar. Der größte Unterschied: PRESERVE365 adressiert gezielt implizites Wissen – also das Erfahrungswissen, das nirgendwo aufgeschrieben ist und 80 % des Unternehmenswissens ausmacht. Mehr zum KI-Wissensmanagement →

KI-Chatbots wie ChatGPT sind generische Sprachmodelle, die auf allgemein verfügbarem Wissen trainiert wurden. Sie kennen Ihr Unternehmen nicht – nicht Ihre Prozesse, nicht Ihre Fachbegriffe, nicht das Erfahrungswissen Ihrer Mitarbeiter. PRESERVE365 hingegen baut ein unternehmensspezifisches Wissenssystem auf: Das erfasste Erfahrungswissen wird semantisch aufbereitet und über eine KI-gestützte Plattform zugänglich gemacht. Wenn ein Mitarbeiter eine Frage stellt, erhält er Antworten aus dem konkreten Erfahrungsschatz Ihres Unternehmens – nicht aus dem Internet. Zudem bleibt bei PRESERVE365 alles DSGVO-konform in Ihren eigenen Systemen, während bei öffentlichen KI-Diensten Ihre Unternehmensdaten das Haus verlassen.

Die Erfassung impliziten Wissens ist die Kernkompetenz von PRESERVE365. Wir nutzen drei Interviewformate, die je nach Situation und Person eingesetzt werden: Moderierte Interviews (60–90 Min.) durch geschulte Moderatoren mit Branchenkompetenz, chatbot-gestützte Selbsterfassung, bei der Wissensträger eigenständig und in ihrem Tempo Wissen eingeben, sowie Selbstaufnahmen in Audio oder Video für narrative Formate. Ein KI-gestützter Fragegenerator erstellt rollenbasierte Fragenkataloge, die typische Entscheidungssituationen und Erfahrungsmuster adressieren. Besonders wichtig: Die organisationspsychologische Fundierung mit Methoden wie dem Vermächtnis-Interview, das die Würdigung des Lebenswerks in den Mittelpunkt stellt. Mehr zur Methodik →

Das Wissensrisiko-Radar ist ein eigenständiges Methodenelement von PRESERVE365, das systematisch identifiziert, wo in Ihrem Unternehmen kritisches Wissen gefährdet ist. Er analysiert fünf Dimensionen: Wissenskonzentration (wie viele Personen tragen bestimmtes Wissen), Kritikalität (Relevanz für Qualität, Prozessstabilität und Innovation), Dokumentationsgrad (Verhältnis von implizitem zu explizitem Wissen), Zeithorizont (ist das Risiko unmittelbar, mittelfristig oder latent) und Transferkomplexität (ist das Wissen explizierbar oder stark intuitiv). Das Ergebnis ist eine priorisierte Wissenslandkarte, die zeigt, wo der dringendste Handlungsbedarf besteht.

Ein typisches PRESERVE365-Projekt umfasst mehrere Phasen: Die SetUp-Phase dauert 4–6 Wochen und beinhaltet Situationsanalyse, Kick-off und technische Konfiguration. Die anschließende Pilotphase erstreckt sich über 3 Monate, in der die ersten Wissensträger interviewt werden und das System mit Inhalten gefüllt wird. Die Betriebsphase läuft dann bis zu 21 Monate, gefolgt von einer einmonatigen Evaluationsphase. Je nach gewähltem Paket variiert der Zeitrahmen: BASIS läuft 6–8 Wochen, ADVANCED 10–14 Wochen und PREMIUM 16–24 Wochen in der initialen Projektphase. Wichtig ist: Erste Ergebnisse sehen Sie bereits nach wenigen Wochen.

Die Motivation von Wissensträgern ist ein zentrales Element der PRESERVE-Methodik. Unser Team umfasst einen Organisationspsychologen, der typische Barrieren kennt und adressiert: Angst vor Entwertung, Nicht-Bewusstsein über eigenes Wissen, Zeitmangel und Generationskonflikte. Wir setzen auf bewährte Methoden: Das Vermächtnis-Interview würdigt das Lebenswerk der Wissensträger und gibt ihnen das Gefühl, dass ihr Beitrag geschätzt wird. Diskrete Aktivierungsfragen helfen, implizites Wissen bewusst zu machen. Eine begleitende Kommunikations- und Akzeptanzstrategie mit Workshops und Feedbackkanälen schafft Transparenz. Das Prinzip: Wissensträger sollen sich gewürdigt fühlen, nicht ausgenutzt.

Qualitätssicherung ist bei PRESERVE365 kein optionaler Schritt, sondern ein integraler Bestandteil des Prozesses. Jeder erfasste Wissensinhalt durchläuft eine vierstufige Qualitätskette: Zunächst erfolgt die technische Prüfung mit automatisierter Fachbegriff-Korrektur und Sinn-Check. Dann folgt die semantische Strukturierung, bei der Inhalte kategorisiert, verschlagwortet und thematisch vernetzt werden. Im dritten Schritt prüfen und korrigieren Fachexperten die KI-Ergebnisse im Human-in-the-Loop-Verfahren. Schließlich erfolgt die formale Freigabe durch den Wissensverantwortlichen mit vollständiger Versionierung. So stellen wir sicher, dass nur geprüftes, aktuelles Wissen im System verfügbar ist.

Einer der messbaren Vorteile von PRESERVE365 ist die Verkürzung der Einarbeitungszeit. Statt Monate damit zu verbringen, Wissen durch Fragen und Beobachten zusammenzusuchen, können neue Mitarbeiter über den Chatbot und das interaktive Wissenshandbuch gezielt auf Erfahrungswissen zugreifen. Die Onboarding-Module sind speziell für neue Mitarbeiter aufbereitet und führen sie strukturiert in die wichtigsten Wissensbereiche ein. Entscheidungsbäume helfen bei konkreten Problemsituationen, die richtigen Schritte zu finden. Die Onboarding-Dauer ist einer der KPIs, die wir im Projekt-Reporting kontinuierlich messen und optimieren.

Ja, PRESERVE365 eignet sich hervorragend für die Ergänzung und Anreicherung technischer Dokumentation. Bestehende Dokumente – ob Handbücher, Zeichnungen, Verfahrensanweisungen oder Wartungsprotokolle – können in das System integriert und mit dem Erfahrungswissen aus Interviews angereichert werden. Das Ergebnis ist eine lebendige Wissensbasis, die nicht nur das formale „Was" enthält, sondern auch das praktische „Wie" und das erfahrungsbasierte „Warum". Gerade im produzierenden Mittelstand steckt das wertvollste Wissen oft nicht in den offiziellen Dokumenten, sondern in den Köpfen der Techniker und Meister, die diese Dokumente täglich anwenden.

Das Wissenssystem gehört Ihnen und läuft auch nach dem formalen Projektende weiter. PRESERVE365 ist bewusst als wachsendes System konzipiert: Neue Wissensbeiträge können jederzeit ergänzt werden, das System wird mit jedem Beitrag wertvoller. Für den laufenden Betrieb bieten wir verschiedene Support-Modelle an – von Standard-Support per E-Mail bis zu Premium-Support mit dediziertem Ansprechpartner und Hotline. Die Evaluationsphase am Projektende umfasst eine gründliche Bewertung der Ergebnisse und Empfehlungen für die Weiterentwicklung. Viele unserer Kunden entwickeln sich über das Reifegradmodell weiter: vom strukturierten Pilot zum integrierten Corporate Memory.

Der Erfolg wird über definierte KPIs gemessen: Nutzungshäufigkeit, Time-to-Answer, Useful-Answer-Rate und Onboarding-Ramp-up-Zeit. Ein begleitendes Key-User-Programm und regelmäßige Review-Workshops stellen sicher, dass das System im Arbeitsalltag ankommt. Unsere integrierte Kommunikations- und Akzeptanzstrategie wird von einem Organisationspsychologen begleitet. Der Schlüssel liegt darin, den Nutzen für jeden Einzelnen sichtbar zu machen – nicht das System von oben zu verordnen.